Yaşadığımız çağın en önemli özelliklerinin başında hiç kuşkusuz ‘zaman darlığı’ gelmektedir. Bu durum her insan için söz konusudur; ev hanımından bir genel müdüre kadar toplum içindeki her birey zamanın yetemediğinden şikâyetçidir.
Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı, verimli kullanma çabasıdır. Etkili zaman yönetimi yalnızca işlerin organize edilmesi ya da programlanması değildir. Her şeyden önce öz kontrol demektir.
Zamanın iyi kullanılması için bazı temel prensipler bulunmaktadır:
1. Aşama: Yapılacakların listesi.
2. Aşama: Takvimleme. Yapılacak isleri zaman sırasına koyma isidir.
3. Aşama: Önceliklerin belirlenmesi. Yapılacak islerin önemine göre öncelik tanınması.
4. Aşama: Zamanı yönetmeyi değil, yaşamımızı yönetmeyi odak aldığımız zaman ortaya çıkar. Bu asama, zamana ve ürünlere yönelmek yerine kişilere ve etkili olmaya yöneliktir. Kısaca üretim ve üretim kapasitesi dengesi üzerinde durur.
Zamanın etkili olarak kullanılabilmesi için kendimize yöneltmemiz gereken sorular:
·Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla üretken olduğunuz saatler hangileriydi?
·Hangi toplantılar, ziyaretler, telefon görüşmeleri gereksizdi?
·Ayırdığınız saatler sizin önceliklerinize uyuyor mu?
·Zamanınızın çoğunu işinizin özü üzerine mi harcıyorsunuz?
·Zamanınızın çoğunu alan işlemler nelerdir? Bu işlemleri hiç yapmazsanız ne olurdu?
·Elemanlarınız ya da sekreteriniz tarafından kolayca yapılabilecek işler üzerinde zaman harcıyor musunuz?
